Beleid bescherming persoonsgegevens

1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?

Kantoor NOTILIUS, Geassocieerde notarissen verwerkt persoonsgegevens als onderdeel van haar activiteiten.

NOTILIUS, Geassocieerde notarissen op de Vorstlaan 288, 1160 Oudergemmet het bedrijfsnummer  1021.161.659 treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het onderzoek (hierna "het onderzoek" genoemd). De verantwoordelijke voor de verwerking is de natuurlijke of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Het kantoor zet zich in voor de bescherming van uw privacy. Het verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens met bijzondere zorg en transparantie te beschermen en te verwerken, in strikte overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna "GDPR") en de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021 tot vaststelling van bepaalde procedures voor de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (GDPR) voor notarissen (hierna "Gedragscode").

In overeenstemming met de RGPD en de Gedragscode heeft het bedrijf een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, namelijk Privanot VZW. U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming op het volgende e-mailadres: info@privanot.beof per brief naar het volgende adres Privanot vzw, Montagnestraat 30, 1000 Brussel.

Door middel van dit beleid voor de bescherming van persoonsgegevens willen wij u meer uitleggen over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij bewaren. Dit beleid geeft antwoord op de volgende vragen:

• Wie is de gegevensbeheerder en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?
• Waarom worden uw persoonlijke gegevens verwerkt?
• Wat is de wettelijke basis voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens?
• Welke persoonsgegevens worden door het onderzoek verwerkt?
• Wat zijn de informatiebronnen?
• Aan wie mogen uw persoonlijke gegevens worden meegedeeld?
• Wie zijn de onderaannemers van het onderzoek?
• Worden uw persoonlijke gegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
• Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens bewaard?
• Hoe worden de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens gewaarborgd?
• Wat zijn uw rechten?

Informatie over de verwerking van persoonsgegevens van interne werknemers in het kader van personeelszaken is opgenomen in het arbeidsreglement van het bedrijf. Informatie over de verwerking van persoonsgegevens van externe werknemers in het kader van personeelszaken is opgenomen in specifieke documenten, zoals dienstverleningscontracten of algemene beleidsdocumenten.

2. Waarom worden uw persoonlijke gegevens verwerkt?

Doelen - Het bedrijf verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met als voornaamste doel de rechtszekerheid te waarborgen van transacties waarvan de notaris de authenticiteit garandeert, en voor het beheer van dossiers die aan de notaris zijn toevertrouwd.

Daarnaast zijn verwerkingsprocessen nodig om andere belangrijke taken en doelstellingen te bereiken, namelijk :

• het beheer van de dossiers van het notariskantoor, met inbegrip van de verwerking voor en na de tenuitvoerlegging van een authentieke akte, zoals de noodzakelijke opzoekingen en verificaties, alsmede elke andere verwerking die nodig is voor de vervulling van de taken van de notaris als openbaar ambtenaar en de opdrachten die hem door het publiek zijn toevertrouwd;
• administratief beheer en controle van de dossiers van de burgers, met inbegrip van facturering en boekhouding ;
• de nodige verificaties en controles uit te voeren in overeenstemming met de wetgeving inzake de bestrijding van het witwassen van geld;
• om de navigatie op de website te optimaliseren met behulp van cookies;

3. Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

Wettigheid - De verwerking van persoonsgegevens door een notaris wordt als rechtmatig beschouwd wanneer dit in de meeste gevallen noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de notaris is onderworpen of noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang waarmee de met de zaak belaste notaris binnen het kantoor is belast.

De verwerking van persoonsgegevens wordt door de studie uitgevoerd op basis van, maar niet beperkt tot, de volgende wetgeving:

• De wet van 25 Ventôse An XI houdende de organisatie van het notariaat ;
• De wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten.

Ten slotte kan de rechtmatigheid van de verwerking gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer niet-functionele cookies worden gebruikt op de studiewebsite.

4. Welke persoonsgegevens worden door het onderzoek verwerkt?

Afhankelijk van de diensten die u nodig hebt, kan de studie de volgende persoonsgegevens verwerken:

• identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, rijksregisternummer, geboorteplaats en -datum, enz;)
• contactgegevens (postadres, e-mailadres, telefoonnummer, enz.);
• economische en financiële gegevens (bankrekeningnummer, enz.) ;
• gegevens met betrekking tot handelingsbekwaamheid ;
• gegevens met betrekking tot beroepsactiviteiten ;
• gegevens met betrekking tot binnen de onderneming verrichte handelingen ;
• gegevens met betrekking tot je familiale, sociale, fiscale of andere omstandigheden die de notaris moet verzamelen uit officiële bronnen en administraties over jou;
• gegevens die voortvloeien uit de AML-onderzoeksverplichting, zoals nationale en internationale sanctielijsten, de PEP-status, negatieve informatie uit openbare bronnen over strafbare feiten die ten grondslag liggen aan het witwassen van geld, landen met een hoog AML-risico of die als belastingparadijzen worden beschouwd, gerechtelijke gegevens).

5. Wat zijn de informatiebronnen?

Als openbaar ambtenaar moet de notaris persoonlijke gegevens over jou verzamelen en gebruiken om zijn activiteiten uit te voeren.

Uw persoonlijke gegevens zijn afkomstig van :

• uzelf of uw wettelijke vertegenwoordiger ;
• authentieke gegevensbronnen die strikt gereglementeerd zijn door specifieke wetgeving, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het Centraal Erfenisregister, het Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijkscontracten, enz;
• officiële instanties die gemachtigd zijn gegevens aan notarissen te verstrekken in het kader van hun openbare taken;
• het hulpmiddel
  AML-screening door de Nationale Kamer van Notarissen.

6. Aan wie mogen uw persoonlijke gegevens worden meegedeeld?

Persoonsgegevens die door het onderzoek worden verwerkt, kunnen worden doorgegeven aan derden ("ontvangers"), afhankelijk van de context van de verwerking, en in het bijzonder :

• wettelijk bevoegde partners, zoals openbare diensten en notariële instellingenvoor het opslaan van afschriften van akten en hun metadata als onderdeel van elektronische registratie en voor het opnemen van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bijv. het Centraal register van huwelijkscontracten, het Centraal register van volmachtcontracten, het Centraal register van verklaringen inzake de benoeming van een curator of een vertrouwenspersoon, enz;)
• naar de Koninklijke Federatie van Belgische Notarissen vzwHet doel van deze database is om statistieken te genereren en om notarissen in staat te stellen de waarde van onroerend goed te schatten bij de uitoefening van hun functie;
• naar de Provinciale Kamer van Notarissen betrokken bij uw zaak en/of de Nationale Kamer van Notarissen (bijv. als onderdeel van hun boekhoudkundige controletaken of als onderdeel van de preventie en bestrijding van het witwassen van geld) ;
• op andere notarissen betrokken zijn bij uw zaak (bijv. als onderdeel van een akte van verkoop van onroerend goed) ;
• op Staatsarchieven voor het bewaren van dossiers, notulen en testamenten;
• op banken betrokken bij uw zaak ;
• naar deregisteraccountant/fiscalist die de boekhouding van het bedrijf beheert;
• op onderaannemers voor het beheer en de continuïteit van het onderzoek, zoals de softwareleveranciers voor het opstellen van de akten;
• aan de Cel voor de Verwerking van Financiële Informatie (CTIF), bijvoorbeeld in het kader van de preventie en bestrijding van witwaspraktijken; ;
  aan de gerechtelijke autoriteiten, bijvoorbeeld in het kader van de preventie en bestrijding van witwaspraktijken; ;
  aan de autoriteiten die betrokken zijn bij de nationale en internationale samenwerking op het gebied van de preventie en bestrijding van witwaspraktijken.

7. Wie zijn de onderaannemers van het onderzoek?

Een verwerker is een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan dat persoonsgegevens verwerkt namens de studie.

Het onderzoek maakt met name gebruik van de volgende categorieën onderaannemers:

• hardwareleverancier ;
• softwareleveranciers, bijvoorbeeld voor records management en boekhouding;
• server/back-up leverancier ;
• Consultant of externe medewerker ;

8. Worden uw persoonlijke gegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)? 

In principe worden uw persoonlijke gegevens niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (hierna "EER" genoemd).

In het geval dat uw persoonlijke gegevens desondanks worden doorgegeven naar landen buiten de EER en de Europese Commissie van mening is dat het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven geen passend beschermingsniveau biedt, zal de studie zich inspannen om uw persoonlijke gegevens te beschermen door aanvullende garanties te bieden (bijvoorbeeld door standaard contractuele clausules aan te gaan die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, door bindende bedrijfsregels aan te nemen, etc.).

9. Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens bewaard?

In overeenstemming met het principe van de beperking van de opslag van persoonsgegevens mogen de hierboven genoemde gegevens slechts zo lang worden opgeslagen als nodig is om het beoogde doel te bereiken, in overeenstemming met de specifiek toepasselijke wetgeving en de verjaringstermijnen voor commerciële en persoonlijke claims. De bewaartermijnen hieronder komen overeen met de bewaartermijnen die zijn aangegeven in het register van verwerkingsactiviteiten van het onderzoek.

De bewaartermijnen variëren naargelang de aard van de documenten in kwestie:

• de cliëntendossiers van burgers worden bewaard zolang de burger niet van notaris is veranderd, en worden bewaard gedurende maximaal het leven van de burger om adviesdiensten te kunnen verlenen (in overeenstemming met artikel 9 van de wet Ventôse An XI houdende de organisatie van het notariaat);
• dossiers worden tot 50 jaar na sluiting bewaard voor bewijsdoeleinden (in overeenstemming met artikel 3.27 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek);
• de notulen worden bewaard tot 75 jaar na de ondertekening van de akte en worden daarna overgebracht naar de staatsarchieven (in overeenstemming met artikel 62 van de wet Ventôse An XI over de organisatie van het notariaat);
• de boeken (boekhouding) worden bewaard tot 10 jaar na het einde van het boekjaar (in overeenstemming met artikel 33 van de wet Ventôse An XI betreffende de organisatie van het notariaat);
• rekeningafschriften worden bewaard tot 10 jaar na het einde van het betreffende boekjaar (in overeenstemming met artikel 33 van de wet Ventôse An XI betreffende de organisatie van het notariaat);
• persoonsgegevens die onder de witwaswet vallen, worden gewist na een bewaartermijn van 10 jaar (overeenkomstig artikel 60 en artikel 62, lid 1, van de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten) ;
• Persoonlijke gegevens die worden verwerkt voor het beheer van de website worden bewaard zolang als nodig is om het beoogde doel te bereiken;

10. Hoe worden de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens gegarandeerd?

De onderneming neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Bovendien zorgt het bedrijf ervoor dat het de beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens toepast die zijn opgenomen in de gedragscode van de Chambre nationale des notaires van 28 januari 2021.

Er worden beveiligingsmaatregelen genomen om het verlies, de vernietiging, de wijziging of de ongeoorloofde bekendmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt, te voorkomen.

Het notariskantoor zorgt er in het bijzonder voor dat :

• de toegang tot gebouwen die gegevensdragers bevatten beperkt is tot bevoegde personen;
• de serveromgeving goed beveiligd is;
• persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen en vernietigd;
• werknemers en onderaannemers veilige toegang krijgen tot de gegevens die nodig zijn om het beoogde doel te bereiken;
• een procedure voor de melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens wordt ingesteld die van toepassing is op alle leden van de studie;
• er een procedure voor het beheer van de rechten van betrokkenen wordt ingesteld die voor alle leden van het onderzoek geldt;
• een informatiebeveiligingsbeleid wordt opgesteld dat toegankelijk is voor alle leden van het onderzoek;
• de leden van het onderzoek zich bewust zijn van de RGPD;
• technische beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, antivirussoftware en regelmatige beveiligingsupdates, worden toegepast.

Deze maatregelen worden regelmatig gecontroleerd en herzien door de bovengenoemde DPO na een audit.

In overeenstemming met artikel 28 van de RGPD en artikel 2 van de Ethische Code van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021, heeft het kantoor een onderaannemingsovereenkomst ondertekend met de verschillende onderaannemers die het gebruikt.

11. Wat zijn je rechten?

Onder de RGPD heb je een aantal rechten als persoon die getroffen wordt door de verwerking van je persoonsgegevens door het onderzoek.

Afhankelijk van de omstandigheden en op voorwaarde dat de voor de verwerking verantwoordelijke zijn wettelijke verplichtingen nakomt en zijn taken van algemeen belang vervult, hebt u de volgende rechten:

• Recht op informatie Je hebt het recht om onder andere te weten welke persoonsgegevens het onderzoek van je verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang ze worden bewaard, enz;
• Recht op toegang U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens die door het bedrijf worden bewaard en verwerkt, in te zien en door te geven;
• Recht op correctie U hebt het recht op rectificatie van onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens die op u betrekking hebben;
• Recht op wissen U hebt het recht om vernietiging te vragen van uw persoonlijke gegevens die door het bedrijf worden verwerkt;
• Recht op beperking van de verwerking U hebt het recht om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en door te sturen naar een derde partij;
• Recht op bezwaar U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het notariskantoor.

U kunt uw rechten rechtstreeks bij het bedrijf uitoefenen via e-mail info@notilius.be of per brief Vorstlaan 288, 1160 Oudergem of neem per e-mail contact op met de functionaris voor gegevensbescherming info@privanot.be.

Tot slot, als u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd in overeenstemming met de RGPD, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (rue de la Presse 35, 1000 Brussel of via hun website https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).